La metodología elegida para gestionar un proyecto, es de suma importancia para la
alta gerencia. El Project Management permite la optimización operativa y la búsqueda del crecimiento y la expansión de una organización.
Ante el contexto mundial de incertidumbre económica en las empresas y organizaciones, se debe recurrir a diversas herramientas para gestionar un proyecto. Esto resulta fundamental para lograr reducir los costos, plazos y riesgos de una iniciativa. A su vez, permite incrementar la calidad y la satisfacción de los clientes.
Por lo tanto, no es ninguna novedad, que se observen cambios en los paradigmas de gestión de una organización. Lo que antes era ejecutado desde la experiencia y la intuición, hoy es abordado de forma completamente diferente. Surge la necesidad de buscar a los profesionales indicados para una correcta implementación de los proyectos de la empresa.
¿A qué nos referimos con Gestión de Proyectos?
La Gestión de Proyectos es una metodología aplicada a diversos tipos de proyectos y
que se emplea para crear un producto, servicio o resultado único. Es decir, todo proyecto tiene como fin un resultado tangible e intangible con diversos tipos de impacto, ya sea de tipo económico, social u ambiental.
Teniendo ello en cuenta, podemos decir que la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Fases claves para gestionar un proyecto
La metodología de Project Management se divide en diferentes procesos:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreo
- Control
De esta forma, una correcta gestión permite planificar y organizar un proyecto en términos de plazos, calidad y presupuesto. Aún más, permite optimizar los recursos organizacionales adoptando los procedimientos y las herramientas indicadas para el desarrollo del producto o servicio a ofrecer.
La primera etapa
Durante la fase de inicio es fundamental prestar atención a las tareas que deben realizarse para dar comienzo a un proyecto. Este es el momento donde la empresa define los objetivos del mismo, se identifican a los principales interesados, el sponsor asigna al Director del Proyecto y se autoriza formalmente su inicio.
Para la formulación de los objetivos, existen algunas recomendaciones. Una de las características principales es que deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, orientado a resultados y con fecha límite de ejecución.
Si bien quedan establecidos desde el inicio, luego pueden ir perfeccionándose. En esta primera instancia también se definen los interesados del proyecto o stakeholders, entendidas como aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto.
La identificación comprende determinar sus necesidades y expectativas y traducirlos en requisitos del proyecto, comunicarse con ellos y gestionar su influencia en relación con lo que han solicitado. A continuación, se designa al Gerente o Director del Proyecto quien tendrá a su cargo las distintas tareas que comprenden las etapas de los procesos.
Gestionar un proyecto requiere tiempo
Finalmente, todo proyecto se inicia a partir de su aprobación, a través de la elaboración del Acta de Constitución del proyecto, documento donde se asienta lo que se deberá resolver, se autoriza el trabajo, se asignan los fondos y se comunica quién es el gerente del mismo.
A partir de este momento, se da el paso a la siguiente etapa del proceso, donde el gerente deberá controlar el funcionamiento de proyecto, cumpliendo con los plazos, el presupuesto y el alcance de lo planificado. En todo momento se buscará unir a los clientes y a los equipos, creando una visión para el éxito.
Si bien nos detuvimos en la etapa inicial de la Gestión, queda claro que es una herramienta fundamental, dado que aporta una visión de conjunto, integrando áreas, y mejorando la comunicación. Por otro lado, una correcta gestión permite maximizar costos, tiempo y recursos, brindando respuestas rápidas a demandas y adaptándose a los cambios.